Paramétrer les rappels: AFO 483

Bonjour,

Voici une procédure "maison" pour paramétrer les rappels. J'espère qu'elle pourra vous être utile !

http://www.box.net/shared/qah737400g

AFO 141 : profil de sélection : institution de prêt/propriétaire

Un petit truc à tester au cas où vos paniers de notices ne seraient pas satisfaisants.

En essayant de faire un panier sur un type de document, en l'occurrence nos DVD, j'ai remarqué qu'en utilisant le critère "Institution de prêt" je n'obtenais pas toutes les notices. Je savais par mes statistiques le nombre de DVD que nous possédions. J'ai donc un peu "analysé" les notices d'exemplaires et c'est là que j'ai vu le critère "propriétaire". Dans le profil de sélection j'ai donc remplacé "Institution de prêt" par "Propriétaire/institution" et là le résultat est juste.

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bibliographie

Il est possible d'établir une bbg reprenant la cote de rangement (fichier exemplaires) et l'isbd (fichier unimarc - format bbg). La "fusion" des 2 fichiers se fait à l'étape "édition".
Créer 1 nouveau profil, sélection à partir de fichier exemplaires.
1er critére "état de coll.;cote de rang.".
2è critère : clic sur le cylindre jaune : sélection à partir de unimarc - format bbg.
Mettre le critère isbd.

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Conversion globale de cotes de rangement

Nous sommes parfois tenu de modifier des cotes de rangement. Première possibilité, le faire via l'afo 124 ou 423 (voir procédure ici) . Mais cette opération devient vraiment fastidieuse quand il y a une grande quantité de livres et de plus elle nécessite d'avoir le livre en main ce qui n'est pas toujours possible.

L'autre solution est de créer un panier (de façon manuelle ou en sélectionnant dans la base bibliographique). C'est cette deuxième façon de faire dont il est question ici. Attention il s'agit d'une procédure qu'il ne faut pas prendre à la légère.

• Créer le panier dans l'afo 141
• Dans l'afo 123 choisir « gestion des tables de conversion ». C'est là que l'on va dire à Vubis ce qu'il doit faire et comment.
• Cliquer ensuite sur la page blanche pour créer une nouvelle table et lui donner un nom et un commentaire si nécessaire
• Compléter le tableau. Évidemment cela dépend de l'institution. A chaque fois donner l'ancienne (nature, localisation, sous localisation, cote de rangement) et la nouvelle puis cliquer sur OK. Il est possible de mettre plusieurs critères. Pour un seul critère cliquer alors sur annuler.

(cliquer sur l'image permet de l'agrandir)

• Revenir ensuite à l'afo 123 et choisir « convertir des fichiers ».
• Sélectionner le panier à convertir et la table de conversion.
  Attention la première fois il faut choisir « conversion dummy », littéralement conversion factice. C'est donc un moyen de tester la table de conversion avant de faire quoi que ce soit. Puis cliquer sur OK

(cliquer sur l'image permet de l'agrandir)

• Démarrer l'activité en ligne (si pas beaucoup d'exemplaires) ou en arrière-fonds (si beaucoup d'exemplaires)
• Cliquer ensuite sur « rapports conversion ». Celui qui se trouve en haut de liste est le dernier en date. Cliquer sur la ligne concernée. On peut voir si la conversion s'est bien passée (converti avec succès) ou pas (profil n'est pas dans la table). En cliquant sur la ligne il est possible d'avoir un peu plus de détails mais cela reste malheureusement assez limité (pour ne pas dire obscure). Mais cela permet (parfois) de modifier la table de conversion en conséquence.
• Si la conversion dummy est satisfaisante, passer à la conversion réelle en revenant en 123 et en choisissant soit conversion sans confirmation ou avec confirmation (vous devez mettre votre accord pour chaque conversion ce qui peut être difficile quand il y a beaucoup d'exemplaires).
• Vérifier ensuite votre conversion grâce au rapport de conversion et vérifier éventuellement quelques exemplaires manuellement.
  

Historique des prêts d'un usager

1) Historique des prêts d'un usager à partir de l'afo 465

Il est possible d'avoir un historique des prêts via l'afo 465 où il suffit de scanner la carte lecteur ou d'introduire le nom de l'usager. Mais pour que l'afo 465 fonctionne, il faut que cette fonction soit activée via le paramétrage de la fiche usager. Pour cela aller dans l'afo 482 et choisir DONNEES A INTRODUIRE et DONNEES A CORRIGER. Dans le cadre PREFERENCES, faire passer HISTORIQUE DES PRETS de la colonne de gauche vers la colonne de droite à l'aide de la flèche. Cliquer ensuite sur OK.

Pour les nouveaux lecteurs cela apparaîtra automatiquement à l'écran. Pour les lecteurs déjà inscrits auparavant il faut cliquer sur PREFERENCES dans la fiche lecteur pour activer la fonction.

Attention l'historique des prêts n'a pas d'effet rétroactif, il ne donnera les titres des livres empruntés qu'à partir du moment où la fonction est activée. Si vous voulez savoir les livres empruntés avant cette activation il faut passer par la procédure STI décrite ci-après.

2) Historique des transactions (ici prêt) via les afo 141 et 431 .

• Sur la fiche lecteur cliquer sur la loupe.
• Cliquer ensuite sur « Historique des transaction » (genre de grille à droite) : on obtient comme son nom l'identique les transactions (prêts et prolongations)
  Il est possible à ce moment de trier les transactions en cliquant sur l'icône FILTRER (à côté du dossier jaune). Il est possible de sélectionner une période et un type de transaction (ex : que les prêts) – Cette opération n'est pas indispensable mais permet un « nettoyage ». Si vous devez agir « rapidement » il est peut-être conseiller de zapper cette étape.
• Placer ces transactions dans un panier en cliquant sur le dossier jaune.
• Créer un nouveau panier et lui donner un nom (p.ex. Le nom de l'usager).
• Sortir de l'afo 431 et passer en afo 141
• Créer un profil d'édition à l'aide de la baguette magique. Lui donner un nom : ex : historique des prêts
• Choisir le fichier « Transactions de prêts »
• Choisir le profil d'édition soit texte, soit délimité, etc
• A l'étape 5 (le choix des critères sur deux colonnes) choisir DATE DE TRANSACTION puis changer de fichier en cliquant sur le bouton FICHIER et choisir le fichier UNIMARC
• Choisir les critères : TITRE, on peut ajouter le critère AUTEUR qui permet lors d'une sortie vers un tableur de faire un tri par auteur. Ne pas oublier de les faire passer dans la colonne de droite avec la flèche. Quand les critères sont choisis cliquer sur CLOTURER. On revient ainsi à la liste des profils.
• Dans l'écran des profils, choisir le profil que l'on vient de créer et cliquer sur 321
• Choisir le panier que l'on veut traiter et qui porte en principe le nom de l'usager et cliquer sur OK
• Choisir le mode de sortie : imprimante, fichier ou écran
  

La première fois est la plus longue car il faut créer le profil d'impression mais ensuite la procédure est plus rapide car il suffit de mettre les transactions dans un panier depuis l'AFO 431, de repasser dans le 141 de choisir EDITION, de sélectionner le profil et de choisir le panier à éditer.