Conversion globale de cotes de rangement

Nous sommes parfois tenu de modifier des cotes de rangement. Première possibilité, le faire via l'afo 124 ou 423 (voir procédure ici) . Mais cette opération devient vraiment fastidieuse quand il y a une grande quantité de livres et de plus elle nécessite d'avoir le livre en main ce qui n'est pas toujours possible.

L'autre solution est de créer un panier (de façon manuelle ou en sélectionnant dans la base bibliographique). C'est cette deuxième façon de faire dont il est question ici. Attention il s'agit d'une procédure qu'il ne faut pas prendre à la légère.

• Créer le panier dans l'afo 141
• Dans l'afo 123 choisir « gestion des tables de conversion ». C'est là que l'on va dire à Vubis ce qu'il doit faire et comment.
• Cliquer ensuite sur la page blanche pour créer une nouvelle table et lui donner un nom et un commentaire si nécessaire
• Compléter le tableau. Évidemment cela dépend de l'institution. A chaque fois donner l'ancienne (nature, localisation, sous localisation, cote de rangement) et la nouvelle puis cliquer sur OK. Il est possible de mettre plusieurs critères. Pour un seul critère cliquer alors sur annuler.

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• Revenir ensuite à l'afo 123 et choisir « convertir des fichiers ».
• Sélectionner le panier à convertir et la table de conversion.
  Attention la première fois il faut choisir « conversion dummy », littéralement conversion factice. C'est donc un moyen de tester la table de conversion avant de faire quoi que ce soit. Puis cliquer sur OK

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• Démarrer l'activité en ligne (si pas beaucoup d'exemplaires) ou en arrière-fonds (si beaucoup d'exemplaires)
• Cliquer ensuite sur « rapports conversion ». Celui qui se trouve en haut de liste est le dernier en date. Cliquer sur la ligne concernée. On peut voir si la conversion s'est bien passée (converti avec succès) ou pas (profil n'est pas dans la table). En cliquant sur la ligne il est possible d'avoir un peu plus de détails mais cela reste malheureusement assez limité (pour ne pas dire obscure). Mais cela permet (parfois) de modifier la table de conversion en conséquence.
• Si la conversion dummy est satisfaisante, passer à la conversion réelle en revenant en 123 et en choisissant soit conversion sans confirmation ou avec confirmation (vous devez mettre votre accord pour chaque conversion ce qui peut être difficile quand il y a beaucoup d'exemplaires).
• Vérifier ensuite votre conversion grâce au rapport de conversion et vérifier éventuellement quelques exemplaires manuellement.